隨著信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展， 加強檔案電子化與數(shù)字化建設(shè)， 已成為各地、市政府檔案管理部門的共識。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子化檔案管理具有立檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一、保管簡單安全、存儲成本低而效果好以及檢索方便快捷等優(yōu)點，能有效提高工作效率和檔案的利用率。電子化檔案管理系統(tǒng)根據(jù)功能需要， 一般包括大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、支持大規(guī)模并發(fā)用戶訪問的高性能服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備、備份設(shè)備以及其它支撐設(shè)備等。
系統(tǒng)各組成部分及功能概述：
一、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器
安裝數(shù)據(jù)庫管理，系統(tǒng)，主要存放文本檔案。
二、應(yīng)用服務(wù)器
安裝檔案管理應(yīng)用軟件，用于檔案錄入、歸檔、檔案調(diào)整、制作目錄等。
三、資源服務(wù)器
用于存放檔案全文、以圖片、聲音、視頻等文件為主。
四、備份服務(wù)器
安裝備份軟件服務(wù)器端，用于對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、資源服務(wù)器及其它基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)器的數(shù)據(jù)備份。
五、大容量存儲
集中存儲設(shè)備，用以存放數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件及資源服務(wù)器文件。
根據(jù)對政府檔案管理系統(tǒng)各部分的功能分析， 漢馬智檔推出了一套完整的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)本著充分理解客戶需求的基礎(chǔ)上，首先著重滿足應(yīng)用需求，進(jìn)而考慮節(jié)約投資為出發(fā)點進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計。
在進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃時，重點考慮了系統(tǒng)的安全性、可擴展性、通用性、可維護(hù)性和系統(tǒng)的高性能。同時，一方面盡量采用較先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品，另一方面，又保證產(chǎn)品的穩(wěn)定性，采用較成熟并仍在繼續(xù)發(fā)展的產(chǎn)品和技術(shù)，以保證將來系統(tǒng)維護(hù)的可行性。